Как работать с программой аксесс. Создание и наполнение баз данных в Microsoft Access. Как создать базы данных на основе шаблонов

Лабораторная работа №3

Тема : Работа с программой Microsoft Access.

Цель работы: Ознакомиться и получить навыки работы с программой Microsoft Access 2010.

Краткие сведения из теории

Приложение Access является программой, входящий в пакет Microsoft Office и предназначено для работы с базами данных.

База данных. Термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, организованной по определенным правилам, предусматривающим общие принципы хранения, поиска и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – прикладное программное обеспечение, обеспечивающих создание БД и организацию данных.

Реляционная БД. В реляционных БД информация хранится в одной или нескольких таблицах.

Таблица – это набор данных по конкретной теме. Данные в таблице располагаются в строках (записи). Каждая строка таблицы является набором именованных полей, которые могут хранить самую разнообразную информацию. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Рисунок 1- Окно программы Access

Поле это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной неделимой единице информации – атрибуту . Каждому полю дается имя поля – идентификатор .

Запись - это совокупность логически связанных полей. Каждая запись должна однозначно идентифицироваться уникальным ключом записи.

Задание 1. Создание базы данных для учета книг в библиотеке.

Выполните действие: «Пуск – Все программы – Microsoft Access». После этого открывается окно программы, как показано на рисунке 1.

Введите в строке «имя файла» название базы данных. В нашем случае «Библиотека». Щелкните на пиктограмму папки и выберите путь к файлу «Библиотека» Для завершения операции нажмите кнопку «Создать». На экране появляется окно (рис. 2).

Рисунок 2 – Главное окно Microsoft Access

Создание таблицы в режиме конструктора.

Главное окно Microsoft Access позволяет создавать таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы в режиме конструктора и с помощью мастера.

Щелкните мышкой на «Создание таблицы в режиме Конструктора».

Введите в ячейки данные, как это показано на рисунке 3. В режиме конструктора задается структура таблицы, в которой будут храниться данные.

Имя поля – приводится название поля.

Тип данных – тип данных, хранимых в поле (текстовый, числовой, логический, денежный, поле OLE, гиперссылка, мастер подстановок).

Описание - приводится описание типа вводимых данных.

Размер поля – число символов выделенных для отображения данных.

Рисунок 3– Создание макета таблицы в режиме Конструктора

Таблица 1. Структура первой таблицы БД - «Библиотека»

Имя поля	Описание	Длина
Название	Название произведения
	Есть /нет

Рисунок 4– Создание структуры таблицы «Таблица 1»

Каждая таблица Microsoft Access должна содержать хотя бы 1 ключевое поле. Для того, чтобы задать ключевое поле, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на поле «название» и выберете «ключевое поле» из контекстного меню. Для завершения действия нажмите кнопку «Сохранить».

Создайте в режиме конструктора еще одну таблицу со следующими параметрами и назовите ее «Книги». Задайте ключевое поле «Код».

Таблица 2. Параметры таблицы «Книги»

Имя поля	Описание	Длина
Название	Название произведения
Год издания	Год издания произведения

Рисунок 5-Создание структуры таблицы «Книги»

Настройка связи между таблицами

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель связать их. Для этого необходимо задать параметры связей между таблицами.

Откройте окно Схема данных (см. рис. 6). Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню Работа с базой данных - Схема данных.

При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц. В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Связи/Добавить таблицу" или кнопку панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы "книги" и "категории". Закройте окно добавления таблиц.

Рисунок 6- Окно Схемы данных

Откройте окно Изменение связей для настраиваемой связи (рис. 7). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню Связи - Изменить связь .

Рисунок 7- Изменение связей между таблицами

Установите флажок - Обеспечение целостности данных . Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК").

Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных полей" обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками "1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим").

Сохраните макет схемы данных , дав команду меню Файл - Сохранить или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно Схема данных.

Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы Книги , так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы1 .

Откройте таблицу Книги. Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне "База данных", или выделить этот значок и нажать на кнопку Открыть указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей.

Рисунок 8- Заполнение таблицы «Книги»

После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных . Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Откройте таблицу 1, заполните ее приведенными ниже данными:

В столбец «Название» и «Автор» вы вводите соответствующие данные книги. В столбец «Наличие» вы ставите галочку, если книга в библиотеке, и оставляете ее пустой, если она на руках у читателя. В столбце «Код_категории» вы выбираете жанр книги (число от 1 до 100).

После заполнения сохраните таблицу. Таблицу можно дополнять и изменять по мере необходимости.

Создание запроса

Для создания запроса воспользуйтесь окном, изображенном на рис. 9. Выберите закладку «Запросы» и Меню «Создание запроса в режиме конструктора». Появится окно следующего вида:

Рисунок 9- Создание запроса

Добавьте таблицы «Таблица 1» и «Книги». В окне появится схема связанных таблиц:

Рисунок 10– Создание запроса в режиме Таблицы

Таблица запроса заполняется путем выбора необходимых значений из ниспадающего меню. Если значение будет выводиться на экран, в нужных полях ставится галочка. Сохраните запрос, закройте, и дважды щелкните по нему мышкой, и он откроется в режиме таблицы. Внешний вид показан на рисунке 10.

Однако в такой форме в запрос будут включены все книги, включенные в базу данных, что не всегда удобно.

Аналогично мы создаем запрос для получения информации о романах, находящихся в базе данных.

В поле «Код_категории» мы вводим условие отбора «Ром», что соответствует жанру роман. Причем, значения поля на экран не выводим. Запрос сохраняем под названием «романы», закрываем и открываем в режиме таблицы.

Таким образом, запрос содержит информацию только о книгах, относящихся к жанру романов. Аналогично можно сделать запрос о любом другом жанре, введенном в таблицу «категории».

Формы.

Просмотреть, добавить, отредактировать данные в базе данных можно, если создать форму. Пример формы в режиме Конструктора показан на рисунке 11.

Рисунок 11– Окно Формы в режиме Конструктора

Она была создана следующим образом: открывается в окошке, приведенном на рисунке 2 закладка «Формы» - «Создание формы с помощью мастера». Переносим необходимые поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля». В нашем примере необходимо выбрать все.

Отчет.

Если окно формы предназначено для работы на компьютере, то предназначение отчета - сформировать документ, содержащий все требуемые данные для печати. Создается он аналогично созданию «Формы»: «Отчеты» -«Создание отчета с помощью мастера». Для этого следует выбрать источник формирования отчета, выбрать необходимые поля, желаемым образом его оформить и выдать на печать.

Рисунок 12– Внешний вид Отчета

Задание 2 (творческое).

Создать базу данных в соответствии со своим вариантом. Для каждого варианта необходимо:

Самостоятельно подготовить данные для таблиц, описать поля, выбрать типы данных, задать размеры полей;

Заполнить таблицы данными (по 8 строк в каждой таблице), задать ключевые поля;

Создать схему связи данных;

Создать различные запросы (два) на основе одной и двух таблиц;

Создать формы (две), отредактировать в режиме конструктора;

Создать отчеты (два), отредактировать в режиме конструктора;

Создать кнопочную форму к БД.

Варианты заданий

Вариант 1. Создать БД в Access «Спортивные звезды».

Вариант 2. Создать БД в Access «Электробытовые товары»

Вариант 3. Создать БД в Access «Аптека».

Вариант 4. Создать БД в Access «Компьютеры».

Вариант 5. Создать БД в Access «Продажа авиабилетов».

Вариант 6. Создать БД в Access «Звезды эстрады».

Вариант 7. Создать БД в Access «Телефонный справочник».

Вариант 8. Создать БД в Access «Автомобили».

Вариант 9. Создать БД в Access «Туристическое агентство».

Вариант 10. Создать БД в Access «Отдел кадров».

Вариант 11. Создать БД в Access «Здоровый образ жизни».

Вариант 12. Создать БД в Access «В мире животных».

Контрольные вопросы

Что такое база данных?

Что такое Таблица?

Какие существуют типы данных для полей таблицы?

Что такое запись, поле?

Для чего используют ключевое поле?

Назовите основные виды СУБД.

Назовите основные типы моделей данных в СУБД.

Для чего предназначены формы?

Для чего предназначены запросы?

Как создать отчет?

1. Методические рекомендации

   Управления базой данных Microsoft Ассеss. Умение работать в программе Microsoft Access являются одним из... отчетную документацию. План изучения темы : Контроль исходного уровня Форма... возможно осуществить. Краткое содержание темы Информация в базах данных...

2. Программа для учета и анализа развития детей по комплексным образовательным программам «Детство»

   Программа

   Права на изменение информации тем пользователям, которые будут работать с программой . 5. На других компьютерах... , с которой работает программа «Детский сад: Развитие» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000 ...

3. "Проектирование и создание базы данных в ms access"

   Урок

   ... работы с приложением Microsoft Access ; усвоить понятие базы данных и способы их создания в Microsoft Access ... журнала, объявление новой темы и ее цели. ... Access входит в пакет Microsoft Office. Запуск MS Access . Пуск àПрограммы àMicrosoft Access ...

Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX . Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

Зачем используется

Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

• таблица . Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
• запрос . Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
• форма . Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
• отчет . Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
• макрос . Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
• модуль . Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
• страница доступа . С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

Обзор интерфейса пользователя

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «Backstage » (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл ». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
  
  
• «Лента ». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
• «Область навигации ». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
• «Диалоговое окно ». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
  
• ». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
  
• ». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Работа с базами данных в Access

Создание базы

Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

Чистая база

Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

Создание из шаблона

Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт . Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее » и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее ». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

Создаем запросы

Классическая выборка

Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

Запрос на добавление :

На редактирование:

Создание и оформление форм

Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.

Для чего нужны формы:

• предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
• управление запуском . В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
• показ диалоговых окон . С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.

Используем «» для создания объекта:

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.

Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:

Создаем форму с нуля при помощи «». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.

Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.

Формируем отчеты

Для работы с отчетами будем использовать «»:

Отчет с помощью Конструктора:

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
   
6. Настройте вид макета для отчета.
   
   

   Вывод

   Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

   Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX , где вы найдете множество практических занимательных задачек.

   Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Всякий раз, когда вы изучаете новую программу, важно ознакомиться с окном программы и инструментами внутри нее. Работа с Access ничем не отличается. Знание вашего пути вокруг среды Access облегчит обучение и использование Access.

В этой статье вы познакомитесь с средой Access, включая Ленту, Backstage(Кулисы), панель навигации, панель вкладок документов и панель навигации записи. Вы также узнаете, как перемещаться с помощью навигационной формы, если ваша база данных содержит ее.

Знакомство с Access 2010

Если вы знакомы с Access 2007, вы заметите, что изменений в интерфейсе 2010 года не так уж много, кроме добавления представления Backstage.

Однако, если вы новичок в Access, вам сначала потребуется некоторое время, чтобы ознакомиться с средой Access.

Работа со средой Access

Панель инструментов «Лента» и «Быстрый доступ» - это то, где вы найдете команды, которые вы будете использовать для выполнения общих задач в Access. Если вы знакомы с Access 2007, вы обнаружите, что основное различие в ленте Access 2010 заключается в том, что теперь такие команды, как Открыть и Печать, размещаются в представлении Backstage.

Лента

Лента содержит несколько вкладок, каждая из которых имеет несколько групп команд. Некоторые вкладки, такие как инструменты компоновки форм и инструменты таблицы, могут отображаться только при работе с определенными объектами, такими как формы и таблицы. Эти вкладки называются контекстными вкладками, и они выделяются контрастным цветом, чтобы отличать их от обычных вкладок.

Чтобы минимизировать и максимизировать ленту:

Лента предназначена для простого в использовании и реагирования на текущую задачу, однако, если вы чувствуете, что она занимает слишком много места на экране, вы можете свести его к минимуму.

Нажмите стрелку в верхнем правом углу ленты, чтобы свести ее к минимуму.

Чтобы увеличить ленту, щелкните стрелку еще раз.

Когда лента сведена к минимуму, вы можете снова ее открыть, щелкнув вкладку. Тем не менее, лента снова исчезнет, когда вы ее не используете.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа расположена над лентой и позволяет вам получать доступ к общим командам независимо от того, на какой вкладке вы находитесь. По умолчанию отображаются команды: Сохранить, Отмена и Повтор. Если вы хотите, вы можете настроить его, добавив дополнительные команды.

Обратите внимание, что команда Сохранить сохраняет только текущий открытый объект. Кроме того, команда Undo не отменяет некоторые действия, например, добавление записи. Обратите особое внимание на свою информацию при использовании Отмена, чтобы убедиться, что добились желаемого эффекта.

Backstage (Кулиса)

В представлении Backstage вам доступны различные варианты открытия, сохранения, печати и просмотра дополнительной информации о вашей базе данных. Он похож на меню кнопок Office из Access 2007 и меню Файл из более ранних версий Access. Однако, в отличие от этих меню, это полностраничный просмотр, который упрощает работу.

Чтобы перейти к представлению Backstage:

Перейдите на вкладку «Файл».

Вы можете выбрать вариант в левой части страницы.

Чтобы вернуться к объектам базы данных, щелкните любую вкладку на ленте.

Панель навигации

Панель «Навигация» представляет собой список, содержащий все объекты в вашей базе данных. Для удобства просмотра объекты организованы по группам по типу. Вы можете открывать, переименовывать и удалять объекты с помощью панели навигации.

Чтобы свести к минимуму и увеличить область навигации:

Панель «Навигация» предназначена для управления всеми вашими объектами, но если вы чувствуете, что она занимает слишком много места на экране, вы можете свести ее к минимуму.

Нажмите двойную стрелку в правом верхнем углу области переходов, чтобы свести к минимуму его.

Чтобы снова открыть панель навигации, щелкните двойную стрелку, чтобы максимально увеличить ее.

Если вы хотите сделать панель навигации меньшей, не сводя к минимуму ее, вы можете изменить ее размер. Просто нажмите и перетащите правую границу области переходов. Когда это нужный размер, отпустите мышь.

Для сортировки объектов в области переходов:

По умолчанию ваши объекты сортируются по типу, таблицы в одной группе, формы в другой и т. д. Однако, если вы хотите, вы можете сортировать объекты в области переходов в группы по вашему выбору.

Нажмите стрелку раскрывающегося списка справа от слов «Все объекты Access».

В раскрывающемся меню выберите нужный тип.

Выберите «Пользовательский», чтобы создать пользовательскую группу для сортировки объектов. После применения сортировки перетащите нужные объекты в новую группу.

Выберите тип объекта для группировки объектов по типу. Это значение по умолчанию.

Выберите таблицы и связанные представления для групповых форм, запросов и отчетов вместе с таблицами, на которые они ссылаются.

Выберите «Дата создания» или «Модифицированная дата», чтобы отсортировать объекты с большей или меньшей степени недавно созданные или измененные.

Теперь объекты в области переходов будут отсортированы, чтобы отобразить ваш выбор.

Чтобы дополнительно настроить внешний вид панели навигации, вы можете свести к минимуму группы объектов, которые вы не хотите видеть. Просто нажмите стрелку вверх. рядом с названием группы. Чтобы восстановить группу до ее полного размера, нажмите стрелку вниз.

Базы данных с навигационными формами

Некоторые базы данных включают в себя навигационную форму, которая открывается автоматически при открытии базы данных. Навигационные формы предназначены для удобной замены панели навигации. Они содержат вкладки, которые позволяют просматривать и работать с общими формами, запросами и отчетами. Наличие ваших часто используемых объектов, доступных вам в одном месте, позволяет вам быстро и легко получить к ним доступ.

Чтобы открыть объект из формы навигации, просто нажмите его вкладку. Объект будет отображаться в форме навигации. Когда объект открыт, вы можете работать с ним, как обычно.

Как правило, навигационные формы включают только те объекты, которые типичный пользователь должен будет работать достаточно регулярно, поэтому ваша форма навигации может не включать каждую форму, запрос или отчет. Это упрощает навигацию по базе данных. Скрывая таблицы и редко используемые формы, запросы и отчеты, это также уменьшает вероятность повреждения базы данных пользователями, которые случайно изменяют или удаляют необходимые данные.

По этой причине очень важно спросить своего дизайнера или администратора базы данных, прежде чем работать с объектами, которые недоступны в вашей навигационной форме. Как только у вас будет преимущество, вы можете просто увеличить область переходов и открыть там объекты.